Styrning, ekonomi, planering och uppföljning

Dokumentet utgör universitetsstyrelsens beslut om budget för Umeå universitet för 2025 samt ekonomisk plan för 2026–2027. Dokumentet beskriver universitetets ekonomiska plan för 2025–2027, nationella mål och uppdrag samt deras koppling till budgeten för år 2025, samt redovisar budgetramar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, forskning och utbildning på forskarnivå samt universitetsgemensamma funktioner.

Dokumentet utgör universitetsstyrelsens beslut om budget för Umeå universitet för 2024 samt ekonomisk plan för 2025–2026.

Dokumentet utgör gemensamma riktlinjer och förutsättningar samt övergripande tidplan för budgetarbetet inför år 2025. Dokumentet beskriver universitetsövergripande budgetförutsättningar respektive specifika budgetförutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, forskning och utbildning på forskarnivå, samt universitetsgemensamma funktioner. Vidare ingår även Umeå universitets övergripande tidplan för budgetprocessen inför 2025 samt en bilaga innehållande stöd för inlämning av underlag till budget. Instruktionerna riktar sig i huvudsak till fakulteterna, Lärarhögskolan, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen. Dokumentet avser instruktioner för det årliga budgetarbetet. Rektor fattar beslut om särskilda instruktioner för verksamhetsplanering

Universitetsstyrelsen beslutade den 4 juni 2024 att fastställa Budget 2025 Umeå universitet inklusive ekonomisk plan 2026–2027. Utifrån universitetsstyrelsens beslut fattar rektor detaljbeslut om fördelning av kostnader och anslag till fakulteter, Lärarhögskolan, m.fl. för år 2025.

Universitetsstyrelsen beslutade 2023-08-23 att fastställa Budget 2024 Umeå universitet inklusive ekonomisk plan 2025–2026. Utifrån universitetsstyrelsens beslut fattar rektor detaljbeslut om fördelning av kostnader och anslag till fakulteter, Lärarhögskolan, m.fl. för år 2024.

Följande instruktion syftar till att ge förutsättningar för verksamhetsplanering, samt planering av nationella uppdrag, systematiskt arbetsmiljöarbete, kvalitetsarbete och intern styrning och kontroll under 2024. Förutsättningar för ekonomisk planering framgår av instruktionen Inför budget år 2025 inklusive ekonomisk plan 2026–2027 (FS 1.3.2-2497-23) Denna instruktion riktar sig i huvudsak till fakulteter, Lärarhögskolan, Umeå universitetsbibliotek och Universitetsförvaltningen (hädanefter kallat fakulteter), även om vissa anvisningar också innefattar tidpunkter och information till institutioner, arbetsenheter och förvaltningsenheter (hädanefter kallat institutioner). Detsamma gäller centrum, om inte annat föreskrivs i centrumets instruktion. Fakulteterna ansvarar för att vidareförmedla relevanta anvisningar till institutioner.

Dokumentet innehåller verksamhetsplan för Umeå universitet 2023–2025 med teman och inriktningar samt lärande eller resultat som ska uppnås (indikatorer). Planen syftar till att utveckla och förbättra Umeå universitets verksamheter. En revidering av verksamhetsplanen 2023–2025 genomfördes våren 2024. Revideringen resulterade i föreliggande plan som gäller för 2025. Revideringarna innebär i huvudsak att dokumentet anpassades till förändringar i organisationen och revidering av vissa universitetsgemensamma handlingsplaner.

Regel för universitetsgemensamma projekt syftar till att tydliggöra och tillhandahålla stöd och systematik för de utvecklingsprojekt som initieras. Dokumentet ersätter också den tidigare regeln för universitetsgemensamma projekt och uppdrag (dnr 100-733-10).

Denna instruktion ger anvisningar för uppföljning, främst avseende verksamhet, kvalitetsarbete och ekonomi

Umeå universitet genomför ekonomisk uppföljning varje tertial, där intäkter och kostnader har periodiserats till rätt period, samt i samband med årsbokslut. Rektor fastställer rapport utifrån respektive tertial. Rapporten innehåller en sammanställning av ekonomiskt utfall för perioden januari–augusti 2024. Rapporten innehåller även en prognos för helåret 2024

Universitetet lämnar varje år till regeringen en årsredovisning som beslutats av universitetsstyrelsen. I årsredovisningen redovisas och kommenteras verksamhetens resultat.

Ekonomistyrreglerna tydliggör huvudprinciper för ekonomistyrning inom universitetet, samt ansvar och befogenheter för universitetets chefer gällande ekonomi. I ekonomistyrreglerna anges även vad som ingår i ansvaret för budget, ekonomisk uppföljning och prognos, samt vid bokslut.

Enligt internrevisionsförordningen (2006:1228) ska universitetsstyrelsen besluta om riktlinjer för internrevisionen. Regler för internrevisionen vid Umeå universitet omfattar bl.a. anvisningar kring internrevisionens organisering, oberoende och uppgifter.

Planen anger Umeå universitets riskanalys enligt förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603) samt planerade förebyggande åtgärder och riskhantering för att minimera och förebygga att risken uppstår. I planen anges från och med år 2020 även kontrollmoment för varje förebyggande åtgärd. På så sätt har de båda dokumenten Riskanalys och Kontrollplan förts samman till ett gemensamt dokument.

Regelverket beskriver Umeå universitetets system för intern styrning och kontroll.

Planen anger Umeå universitets riskanalys enligt förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603) samt planerade förebyggande åtgärder och riskhantering för att minimera och förebygga att risken uppstår. I planen anges från och med år 2020 även kontrollmoment för varje förebyggande åtgärd.

Regel för under vilka förutsättningar extern uppdragstagare (juridisk person) får anlitas (direktupphandlas) för undervisning vid Umeå universitet.

Beloppsgränser för anläggningstillgångar uppgår till: Materiella anläggningstillgångar: 30 000 kronor. Immateriella anläggningar: 300 000 kronor. Ny/till/ombyggnad av annans fastighet: 300 000 kronor. Reparation/underhåll av annans fastighet: 300 000 kronor. Beloppsgränserna tillämpas från och med 19 januari 2024.

Myndigheten är skyldig att besluta vilka anställda som får förfoga över myndighetens medel. Behörigheten ska fastställas i delegationsordning. En förteckning över de personer som har denna ätt u och uppdateras kontinuerligt. Som en viktig del av chefens ekonomiska ansvar ingår att fatta beslut om utbetalning och beslut om föranleder framtida utbetalningar. Det ekonomiska ansvaret innebär: att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet, att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser samt att medlen används enligt gällande regler.

Handläggningsordningen vänder sig i första hand till personal vid institutioner/motsvarande som hanterar externa forskningsbidrag. Syftet är att visa på de olika momenten i handläggning av forskningsbidrag, tydliggöra ansvar och fungera som ett stöd i hanteringen.

Riksgälden upphandlade ett nytt ramavtal för korttjänster. Umeå universitet har avropat på detta avtal som gäller från den 1 januari 2018. Detta beslut ersätter tidigare beslut Dnr: FS 1.1-1876-17 gällande betalkort där myndigheten är betalningsansvarig. Tillägg har gjorts avseende betalkort där myndigheten är betalningsansvarig. I regeln beskrivs användningsområde, villkor, ansvar och beloppsgränser för inköpskonto, inköpskort och betalkort.

Dokumentet reglerar interna köp och försäljningar av personalens insatser vid Umeå universitet. Reglerna ska tillämpas i samtliga fall vid köp och försäljning av tjänster inom universitetet där två parter inte har träffat överenskommelse som avviker från reglerna. Reglerna tydliggör när internfakturering eller omkontering av lönekostnad ska ske, hur timkostnad beräknas och vilka gemensamma kostnader som ska inkluderas. Dokumentet innehåller särskilda regler för undervisande respektive forskande och teknisk-/administrativ personal.

Regeln beskriver vilka kostnader som klassificeras som stödverksamhet. Det gäller olika typer av befattningar, uppdrag, lokaler, driftskostnader och avskrivningar. Regeln beskriver även hur arbetsgången är i de fall undantag från gällande klassificering bör göras.

Regeln innehåller bestämmelser angående hantering och ansvar för kontanter genom kontantkassa och växelkassa vid Umeå universitet. Kontanthanteringen har minskat avsevärt under de senaste åren. Det är i linje med dagens allt mer kontantlösa samhälle. Grundregeln för universitetets försäljningsverksamhet är att den ska faktureras.

Vissa externa finansiärer kräver revision av beviljade bidrag som inte kan utföras av Riksrevisionen, vilket innebär att tjänsten måste köpas av externa revisionsbyråer. För EU-finansierade projekt har praxis varit att respektive projekt bekostar denna revision.

Handläggningsordningen beskriver vad som gäller när en kurs ska klassificeras till utbildningsområde samt hur arbetet med att klassificera kurser till utbildningsområden ska gå till i praktiken. Styrdokumentet beskriver också regler och process för basklassificering av huvudområden.

Statligt upphandlade ramavtal som endast gäller leasing kan avropas av institution/enhet utan att kalkyl och ifrågasättande av ramavtal behöver göras vid varje enskilt avrop. Vid köp gäller inte undantaget.

Detta styrdokument reglerar modellen för medfinansiering av gemensamma kostnader som tillämpas från och med år 2023.

Dokumentet beskriver de regler och rutiner som gäller för medfinansiering av gemensamma kostnader. I bilaga 1 framgår vilka finansiärer som beviljats hel eller delvis medfinansiering. Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer. Det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning för gemensamma kostnader och även full ersättning för lönekostnadspåslag (LKP) och lokaler.

Policyn anger under vilka förutsättningar universitetet har möjlighet att ta emot donationer utifrån bestämmelser som framgår av lag och förordning.

I föreliggande handläggningsordning beskrivs ansvarsfördelning och process för universitetets arbete med donationer av ekonomiska tillgångar.

Policyn beskriver övergripande hur Umeå universitet, utifrån givna förutsättningar, ska agera i kapitalförvaltningen av Umeå universitets anknutna stiftelser. I policyn anges därför ansvar och uppföljning av förvaltningen samt regler för placering gällande tillgångsslag, etik och hållbarhet.

Styrdokumentet innehåller en sammanställning av de regler som gäller för representation vid Umeå universitet. Grundprincipen i skattelagstiftningen är att förmåner som utges av arbetsgivaren är skattepliktiga. Dock finns det undantag, däribland representationsområdet. Universitetets verksamhet finansieras till stor del av skattemedel. Användningen av tilldelade medel ska vara motiverad och ha en tydlig verksamhetskoppling. Detta gäller i synnerhet representationskostnader då dessa oftast omfattar kostnader för måltider, vilka i normalfallet anses vara privata levnadskostnader.

Regeln anger hur upphandling och inköp inom Umeå universitet ska genomföras utifrån gällande lagar, förordningar, direktiv samt verksamhetens behov och mål. Regeln gäller för all anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader inom Umeå universitets samtliga organisatoriska enheter och verksamheter, oavsett om det sker via upphandling eller annan typ av inköp. Regeln omfattar såväl upphandlingar över, som under direktupphandlingsgränsen samt inköp från befintliga kontrakt och ramavtal. Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt.