Ersätter dokument: Regler för mobila telefonabonnemang vid Umeå universitet, FS 1.1- 379-17
Beskrivning
Regel för mobilabonnemang innehåller regler för hantering av kostnader i de fall anställda behöver ett mobilt telefonabonnemang i tjänsten
Bakgrund
Mobila telefonabonnemang upphandlas av kostnadsbesparingsskäl vanligtvis i paketform, där en viss mängd telefonsamtal, meddelanden och datatrafik ingår. När en anställd erhåller ett mobilt telefonabonnemang som Umeå universitet bekostar, är eventuell privat användning av abonnemanget inte en skattepliktig förmån om användningen ingår i ett abonnemang mot fast avgift och om användningen sker på ordinarie arbetsplats. Om det är av väsentlig betydelse för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter att hon eller han har tillgång till ett mobiltelefonabonnemang mot fast avgift utanför ordinarie arbetsplats, är privat användning inte heller en skattepliktig förmån om förmånen är av begränsat värde för den anställde.
Bedömningen av förmånsbeskattning baseras på Skatteverkets ställningstagande Förmånsbeskattning av elektronisk utrustning eller abonnemang mot fast avgift (Dnr: 202 233742-18/11).
Enligt regel för universitetsgemensamma styrdokument ska ett antal perspektiv integreras i nya och reviderade styrdokument vid Umeå universitet. Styrdokumenten ska också innehålla en analys av dokumentets konsekvenser ur ett jämställdhetsperspektiv.
I följande regler har inga av student-, arbetsmiljö-, samverkans-, hållbarhets-, tillgänglighets- eller internationella perspektiv integrerats. Styrdokumentet bedöms inte få några konsekvenser för jämställdheten vid Umeå universitet.
Regel för mobila telefonabonnemang
Förutsättningar för tillgång till mobilt telefonabonnemang
Det är respektive prefekt/motsvarande som avgör om det är av väsentlig betydelse för utförandet av arbetet att en anställd ges tillgång till en mobiltelefon med ett mobilt telefonabonnemang utanför ordinarie arbetsplats.
Umeå universitet upphandlar vanligtvis olika typer av mobila abonnemang med fasta avgifter. Abonnemangen skiljer sig åt i kostnader och inkluderade volymer av samtal, meddelanden och datatrafik. Prefekt/motsvarande avgör vilken av de upphandlade abonnemangstyperna som anses nödvändig för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Privat användning av mobilt abonnemang
Det är tillåtet för den anställde att använda det mobila telefonabonnemanget för privat bruk om omfattningen av användningen innebär att förmånen är av begränsat värde för den anställde. Om användandet leder till att en kostnad utöver den fasta avgiften uppstår, ska den överstigande kostnaden betraktas som privat användning och betalas av den anställde. Detta kan till exempel vara fallet om den anställde förbrukar en större volym av de ingående tjänsterna i abonnemanget, eller om den anställde beställer tilläggstjänster som inte är inkluderade i den fasta avgiften.
Den överstigande kostnaden regleras i första hand genom ett löneavdrag. Löneavdraget får som mest uppgå till 350 kr för en månad. För kostnader som överstiger 350 kr eller i fall där löneavdrag inte är möjligt, träffas separata överenskommelser mellan den anställde och arbetsgivaren.
Om den överstigande kostnaden innehåller kostnader som är relaterade till arbetet återbetalas dessa till den anställde genom att utlägget redovisas som ett utlägg i personalsystemet.
Medgivande om löneavdrag
För att kunna ges tillgång till ett mobilt telefonabonnemang som Umeå universitet bekostar, ska den anställde godkänna att löneavdrag för överskjutande kostnader görs enligt ovan. Prefekt/motsvarande väljer vilken abonnemangstyp den anställde behöver för arbetet, och intygar vid beställningen att det mobila abonnemanget behöver kunna nyttjas utanför arbetsplatsen.
Priser för mobila telefonabonnemang
Priserna och villkoren för mobila telefonabonnemang är beroende av upphandlat avtal. Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal följer rektors delegationsordning samt berörda vidaredelegationer. Fastställande av interna priser har rektor delegerat till universitetsdirektör.
Prefekt/motsvarande avgör vilken av de upphandlade abonnemangstyperna som anses nödvändig för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Inköp av mobiltelefon
Det är respektive prefekt/motsvarande som beslutar om vilken mobiltelefon som är lämplig att köpa in utifrån de avtal som upphandlats och som presenteras i e-beställningssystemet.
Rekommendationen är att välja en av de modeller som inköpsansvariga valt ut och som särskilt rekommenderas för Umeå universitet.
Säkerhet i mobiltelefoner
En mobil enhet ska betraktas som ett osäkert medium att lagra information på. Förutom e-post ska ingen skyddsvärd information lagras på en mobil enhet.
Användaren har ett eget ansvar för den information som lagras på enheten och för att den skyddas på ett säkert sätt. Följande riktlinjer gäller för mobila enheter:
Mobila enheter ska ha lösenordsskydd och konfigureras på ett sätt som försvårar för obehöriga att komma över information.
Användare får installera applikationer (appar) på mobila enheter. Applikationerna ska hämtas från kända nedladdningsportaler. Användaren ska vara uppmärksam på vilken typ av information applikationerna kräver tillgång till.
Operativsystem och applikationer (appar) i mobila enheter ska uppdateras löpande.
