Arkiv och diarium

Enligt rådande föreskrift ska alla arkivbildande myndigheter ha en redovisning som har funktionen av att ge insyn i verksamheten för utomstående och ge en överblick över vad som finns.

Regeln beskriver att myndigheten har rätt att ta ut avgift även för handlingar i elektronisk form vid begäran om allmän handling.

Enligt rådande föreskrifter ska samtliga myndigheter ha en väl fungerande informationshantering. I den här regeln beskrivs de åtgärder som Umeå universitet kommer att vidta för att säkerställa bevarandet av myndighetens elektroniska handlingar. Med åtgärder avses framställning, överföring, hantering, förvaring och vård under den tid som handlingarna ska bevaras.

Umeå universitet är skyldigt att i enlighet med rådande regler och föreskrifter garantera att myndighetens elektroniska handlingar hanteras och bevaras på ett korrekt sätt. För att kunna säkerställa en korrekt hantering så har denna handläggningsordning tagits fram för vilka krav som ska ställas vid anskaffning eller utveckling av ett nytt IT-system, samt vid avveckling eller vidareutveckling av ett gammalt IT-system.

Detta är plan över hur universitetets information ska struktureras. Den används både för diarieföring inom myndigheten och som bas för att upprätta en arkivförteckning.

I följande anvisningar beskrivs hur Umeå universitet ska hantera de allmänna handlingar som inkommit till myndigheten eller upprättats inom Umeå universitets verksamhetsområden, utifrån fastställd klassificeringsstruktur.