Administratör Elin

Elin Wrethén arbetar som administratör med diarium och arkiv åt institutionerna Pedagogik, Psykologi och Sociologi.

Elins huvudsakliga arbetsuppgifter

• Diarieföra ärenden och handlingar
• Ordna, förteckna och gallra i arkivet
• Forskningsadministrativt stöd (FAS)
• Stöd och information till medarbetare i frågor om arkiv och diarium
• Administrera begäran om utlämnande av allmänna handlingar

Några frågor

Hur ser en typisk arbetsdag ut för dig?

Många medarbetare kontaktar mig när de har något ärende som ska diarieföras, men mitt arbete med arkiv och diarium är mer än så. Jag börjar dagen med att gå igenom mejlen. Det kan förutom diarieföring i W3D3, vara en forskare som behöver hjälp att arkivera pappershandlingar från ett forskningsprojekt eller någon som har begärt ut allmänna handlingar ur arkivet. Ett samtal eller två till Anna Frohm brukar det bli för att bolla frågor och idéer runt FAS och något forskningsprojekt. Arkivförteckningsprogrammet Visual arkiv använder jag för att kolla upp något innan jag tar en tur till arkivlokalerna för att leta reda på dokument, lägga till nya handlingar i förteckningen eller gallra det vi inte ska ha kvar.

Vilka är de största utmaningarna du stöter på i ditt arbete, och hur hanterar du dem?

Min tjänst är ny och det är mer eller mindre unikt att jobba med arkivfrågor på institutionsnivå på universitetet på det sätt vi gör, vilket är roligt. Även om många är positivt inställda så medför satsningen på området dock att diarieföring och arkivering kan upplevas som något nytt, omständligt och besvärligt av somliga. Mycket av detta kan lösas genom ett gott, positivt bemötande där jag samtidigt är tydlig med information om vilka lagar och regler vi som statlig myndighet har att följa för att verka för transparens och tillgång till information.

Vilka färdigheter och egenskaper anser du är viktigast för att fungera bra i din roll?

Noggrannhet, servicekänsla, gott bemötande, tålamod och tydlighet.

Vad är roligast att arbeta med?

Jag gillar att dela med mig av mina kunskaper till andra och att vara med och utveckla och förbättra processer och rutiner som förenklar, vilket finns stora möjligheter till i denna tjänst. Det är också roligt att få vara med och bidra till ökad kunskap om hur arkiv fungerar och på olika sätt är en del av studier och forskning.

Vad på jobbet gör att det blir lättare för dig i arbetet?

Trevliga arbetskamrater, god planering med bra rutiner, att folk är ute i god tid vid eftersök av ärenden i arkiven samt att de har tålamod eftersom att leta handlingar ibland är lite av ett detektivarbete.