Här är det viktigt att välja program och metoder utifrån informationsklassning och risk- och sårbarhetsanalys och främst använda program som är upphandlade av universitetet.
Ifall molntjänst ska användas måste du som forskare säkerställa att rätt tjänst används på rätt sätt och att inga känsliga personuppgifter sprids. Tänk på detta vid översättning och transkribering också!
Några tips inför transkribering
Vid inspelning i Teams kan du på tre prickarna välja "Spela in och transkribera" och där välja "Starta avskrift". Texten sparas i mötets chatt i Teams.
Inspelningar som klassats till som högst informationsklass tre kan transkriberas i online-versionen av Word, https://www.microsoft365.com/word. I Startmenyn finns "Diktera"/"Transkribera".
Inspelningar som klassats som informationsklass fyra och ska hanteras aktsamt kan transkriberas i https://transcription.umu.se/
Rutiner
Lagra materialet enligt informationsklassningen. Det ska inte ligga på några andra ytor.
Använd en genomtänkt mappstruktur med tydliga namnstandarder.
Dokumentera kontinuerligt allt ni gör i projektet.
Dela filerna säkert. Maila inget, dela länkarna till filerna istället.
Se alltid till att det finns trygga backuper.
Om hårddiskar används ska de vara dubbla, krypterade och backupen ska vara noga uppmärkt och inlåst i ett brandsäkert skåp.
Se till att hela forskargruppen är insatta i arbetssättet.
Slutligen är det alltid viktigt att städa, lämna inga filer i program, i mappar eller på arbetsytor där de inte ska lagras eller arkiveras.
