Ska du arrangera ett event vid Umeå universitet? Oavsett storleken på ditt arrangemang kan du göra val som främjar såväl miljö som hälsa. Denna checklista är ett stöd för dig som arrangör att göra enkla val som förbättrar både ditt arrangemangs klimatavtryck och dina gästers upplevelse vid catering eller konferensarrangemang.
Tips för hållbara event
Syfte
Första steget mot ett lyckat arrangemang är att definiera syftet. Därefter blir de kommande stegen mycket lättare att ta, till exempel tänket kring målgrupper, val av lokal, kommunikationskanaler med mera. Varför gör vi detta event? Vad vill vi uppnå?
Resor och boende
Innan du bestämmer om ett arrangemang ska vara fysiskt på plats, överväg digitala och hybrida alternativ. Om ditt arrangemang är återkommande, skulle det vara möjligt att vartannat tillfälle sker digitalt? Kan föreläsningar spelas in och publiceras i efterhand? Om du väljer att anordna ett digitalt eller hybridarrangemang kan du läsa mer om dessa här. (Aktum).
Följande råd är riktade till på plats-deltagande.
Planera start- och sluttid på eventet för att underlätta för exempelvis tågresenärer eller för att undvika extra hotellnätter vid längre arrangemang.
Välj en lokal som möjliggör att deltagarna kan ta sig dit till fots, med cykel eller kollektivtrafik.
Tipsa deltagare om de möjligheter som finna att låna tjänstecyklar av universitetet.
Genom universitets bokningssystem kan du sortera utifrån miljömärkningar, håll utkik efter ISO 14001, Green Key, Svanen eller Svensk miljöbas.
Mat och dryck
Mat och dryck är ofta en stor del av upplevelsen vid ett arrangemang och det är även här du som arrangör har en stor möjlighet att göra skillnad.
Välj i första hand vegetariska alternativ för måltider, då detta alternativ oftast är det mest klimatsmarta samtidigt som det även oftare är mer inkluderande och oberoende av religiösa eller kulturella matpreferenser. Om kött eller fisk ändå kan motiveras, låt det vara ett extra tillval gästen måste göra.
Be den valda cateringtjänsten att utforma menyn utifrån vad som är i säsong.
För att undvika matsvinn, beställ portionsstorlekar utifrån antal anmälda i stället för att erbjuda buffé.
Erbjud växtbaserade alternativ som mjölk till kaffe och te.
Undvik buteljerat vatten, beställ i stället kranvatten i karaffer eller vattenstationer.
Välj muggar och tallrikar i porslin i stället för papper eller plast. Om engångsartiklar ändå måste användas av praktiska skäl, uppmuntra dina deltagare att ta med sin egen mugg. Låt det bli en snackis.
Se till att återvinningskärl finns utplacerade i närheten av där måltider intas. Kontakta Universitetsservice eller Husservice för att få hjälp med detta.
Välbefinnande och hälsa
Även om programmets innehåll är intressant kan både pauser och en variation i upplägg behövas för att orka ta till sig innehållet. Ofta är det mötena mellan människor som det vi tar med oss från ett arrangemang.
Se till att programmet tillåter pauser för att deltagarna ska orka ta till sig av hela programutbudet. Låt pauserna innehålla rörelse, för att bryta stillasittandet.
Ställ i ordning ståbord vid fika och mingel, men se till att det även finns möjlighet till sittplatser.
En nypa frisk luft kan göra gott. Inkludera exempelvis en promenad i programmet, antingen i samband med lunch eller som en egen pausaktivitet. Utnyttja Walk and talk-slingorna som finns på Umeå campus eller stationerna på campusområdets Rörelserika stråk. LÄNK.
Planera för interaktion mellan deltagarna, till exempel genom programpunkter där diskussion i ”bikupor” får ske.
Arbetsmiljö och lika villkor
För att eventet ska vara hållbart, behöver det även vara inkluderande. Genom att säkerställa en trygg och tillgänglig miljö för alla deltagare och medarbetare kan vi främja en positiv upplevelse.
Att arrangera ett arrangemang tar tid både före, under och efter. Se till att det finns en arbetsgrupp som kan dela på ansvaret och arbetet. Vid behov, anlita extern konferensarrangör.
Se till att det finns en mångfald i talarlistan mellan såväl kön, ålder och ursprung.
Säkerställ att lokalen tillåter tillgänglighetsanpassningar för såväl rörelse- som hörselnedsättningar och att en tillgänglig toalett finns i nära anslutning.
Om studenter eller extern personal anställs för att arbeta under eventet, säkerställ att även de får regelbundna pauser och mat samt att arbetsvillkoren är tydliga och schysta.
Inköp och trycksaker
Alla inköp av varor, som trycksaker och andra produkter påverkar miljön, de tenderar även att ofta skapa avfall av olika slag. Tänk igenom vad som faktiskt är nödvändigt för att eventet ska genomföras på bästa sätt och vad som kan avstås ifrån.
Presenter till talare är en uppskattad gest, men tänk igenom att gåvan faktiskt är användbar och enkel att ta med sig hem.
I de fall namnskyltar används, undvik plastfickor. Välj i stället klisterlappar eller nyckelband. Tänk även på att erbjuda deltagarna att lämna tillbaka nyckelbanden för att de ska kunna återanvändas.
Välj digitala lösningar före tryckta så långt det är möjligt. Om något ändå ska tryckas, tänk på att inte skriva ut datum och möjliggör återanvändning.
Behöver du annan utrustning till ditt arrangemang? Hör med kollegor om det går att låna från en annan institution eller enhet.
