Studentarbeten

Vid studentarbeten ska hantering av både personuppgifter och etiska frågor beaktas. Studentarbeten ska behandla så få personuppgifter som möjligt och endast i undantagsfall och endast om absolut nödvändigt känsliga personuppgifter.

Studentarbeten ska bedömas som etiskt godtagbara utifrån en prövningsprocess som fakulteterna ansvarar för och som institutionerna har ansvar för att ta fram en handläggning för. Medicinska fakulteten har tagit fram riktlinjer som du läser tillsammans med Umeå universitets regelverk.

Regel för behandling av personuppgifter i studentarbeten, Umeå universitet

Regel och handläggningsordning för behandling av personuppgifter i studentarbeten

För hantering av känsliga och integritetskänsliga personuppgifter i självständiga studentarbeten (dvs ingår ej i forskningsprojekt) på ett korrekt sätt, har rektor beslutat att Microsoft 365 Teams används vid Umeå universitet från och med den 1 juli 2023 (FS 2023/504). Se Samarbetsyta för studentarbete som innehåller känsliga personuppgifter samt Studentarbeten och behandling av personuppgifter (för dig som lärare)

Riktlinje för etisk granskning och personuppgiftshantering vid studentarbeten, Medicinska fakulteten

I följande riktlinje beskrivs hur etisk granskning och personuppgiftshantering vid olika typer av studentarbeten ska hanteras vid Medicinska fakulteten.

• Riktlinje för etisk granskning och personuppgiftshantering vid studentarbeten
• Bilaga 1: Lämplighetsbedömning av studentarbete på grund- och avancerad nivå

Förslag på hantering av lämplighetsbedömning

Utifrån fakultetens riktlinje för etisk granskning och personuppgiftshantering vid studentarbeten, ska ett dokumenterat beslut fattas om huruvida arbetet kan genomföras under etiskt godtagbara former samt, i förekommande fall, hur personuppgifter ska hanteras. För detta ändamål används Bilaga 1: Lämplighetsbedömning av studentarbete på grund- och avancerad nivå

Förslag på hantering vid institutionerna, utifrån riktlinjen

• Kursansvarig för studentarbete skickar en lista med information om student/projekt/handledare till berörda institutioner. I listan ingår vilken typ av examen som arbetet ligger till grund för. Prefekt samt utsedd administratör vid respektive institution får utskicket.

• Administratör vid institutionen ser till att denna lista läggs in på av institutionen skapad yta i M365. Förslagsvis skapas i Teams en yta/mapp "Lämplighetsbedömning för studentarbeten"/mappar för år/mappar för olika program.

• Administratör vid institutionen skickar Bilaga 1 Lämplighetsbedömning av studentarbete på grund- och avancerad nivå till berörda handledare vid respektive institution, med information om att bilagan ska fyllas i och läggas på den skapade ytan (se ovan).

• Handledaren har till ansvar att Bilaga 1 fylls i tillsammans med studenten. Notera att bilagan kan fyllas i digitalt.

• En utskrift av bilagan signeras av studenten (EduSign kan inte användas av studenter).

• Handledaren läser igenom och signerar (utskriften eller efter scanning med EduSign), samt lägger in den signerade bilagan digitalt på avsedd yta. Notera att den handledare som skriver under ska vara anställd lärare vid Umeå universitet.

• Administratör vid institutionen stämmer av att alla lämplighetsbedömningar (Bilaga 1) kontra listan från kursansvarig inkommit och laddats upp på avsedd Teamsyta.

• Administratör vid institutionen delar bilagorna för studenterna på kursen med kursansvarig för studentarbetet.

•  Bilaga 1 gallras enligt Umeå universitets regelverk.

• Notera att allt material innehållande personuppgifter ska lagras och hanteras enligt Umeå universitets regelverk. Teams kan användas för vanliga personuppgifter. För känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter ska endast de ytor som av Umeå universitet är uttryckligen godkända för behandling av sådana personuppgifter nyttjas.