Ansvaret för arbetet i flexkontoret inlämnas i den reguljära verksamhetsledningen när övergången till flexkontor är avslutat och verksamheten är igång igen. Att arbeta aktivitetsbaserat är en process, inte ett projekt, och det måste anpassas till kärnverksamhetens och medarbetarnas behov över tid och därför måste funktioner besatta med roller som har mandat att besluta över flexkontoret permanentas. Det gäller att kontinuerligt följa upp hur verksamheten och arbetsmiljön påverkas av flexkontoret. En uppföljning kräver att man gör något av resultaten, annars riskerar man att de anställda tappar motivation och tillit till arbetsgivarens förmåga till uppföljning och förmåga att vidta åtgärder.
I flexkontoret måste man visa hänsyn, man äger inte ett rum eller en korridor där man kan göra som man vill. Man är mer beroende av att alla gör "lite mera lika". Se till att alla tar ansvar.
Konkreta tips
Etablera ett organisatoriskt forum för samordning av verksamhetsledning och verksamhetsutveckling i flexkontoret.
Det här forumet ska följa upp och utvärdera hur verksamheten bedrivs och fungerar i flexkontoret samt ha mandat att vidta åtgärder om så krävs
Kompetensutbilda medarbetarna i organisatorisk och social arbetsmiljö samt dess effekter på hälsa och produktivitet
Integrera information och kommunikation som berör flexkontoret i den reguljära verksamhetsstyrningen. Dagens samhälle karaktäriseras av förändringar, och det i allt högre takt. För att den enskilde medarbetaren ska kunna hänga med och få kunskap om nya arbetssätt, rutiner mm krävs en dialog mellan medarbetare och chefer, och man behöver skapa forum och processer för dialog och återkoppling. Vidare, det ska vara lätt att hitta information om och kommunicera kring frågor som rör flexkontoret, vilket innebär att dokumentation är fundamentalt. Detta är processer som tar tid och energi att bygga upp och underhålla, men som är av största vikt för en effektiv, produktiv och hälsosam organisation.
Det här att hitta vad som gäller och veta vad man ska göra i olika situationer ligger i linje med arbetsmiljölagstiftningen. För företag med fler än nio anställda krävs skriftlig dokumentation av arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning.
Konkreta tips
Skapa ett forum, så som ett husråd, som blir navet för informationsspridning och kommunikation som berör flexkontoret.
Skapa flöden av information och kommunikation mellan t.ex. husrådet, arbetsplatsträffar, chefsträffar, ledningsgruppsträffar etc., så att det blir en funktionell samt tydlig ström av information och en möjlighet för kommunikation om hur man ska bedriva det aktivitetsbaserade arbetet i flexkontoret.
Skapa en hemsida eller liknande där alla anställda och chefer kan hitta relevant information och även initiera dialoger om frågor som rör flexkontoret.
Lästips
Den lärande organisationen 2.0 Granberg, O. och Ohlsson J. (2018) Den lärande organisationen 2.0. Lund: Studentlitteratur.
En delad arbetsmiljö ger nya möjligheter, men också nya utmaningar. Miljön är komplex och många olika grupper med olika behov ska samsas om den. Miljön är komplex och det är viktig att utvärdera verksamhet och arbetsmiljö på olika avdelningar/enheter för att sedan lyfta eventuella problem.
Följ upp trivsel, hälsa, upplevd egen produktivitet och effektivitet. Uppföljning av verksamheten kräver ansvar och att man är beredd att hantera resultatet. Om man gör uppföljningar och inte tar hand om resultaten är risken stor att medarbetarna tappar motivationen och intar en mer cynisk hållning till sitt arbete.
Konkreta tips
För att uppfylla det fysiska och psykosociala och organisatoriska arbetsmiljöarbetet måste/bör det kontinuerligt finnas en plan/process /modell för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet (som berör fysiska, psykosociala och organisatoriska faktorer) ska ske med hela flexkontoret i åtanke. Detta innefattar:
Skyddsrondering
Att ansvariga följer upp att beteendekodexen,
Hantering av avvikelser
Introduktion av nyanställda i arbetsmiljöfrågor, t.ex. utbildning i ergonomi, utrymning, regler osv.
Man måste ha:
Strategier för individuell anpassning av arbetsmiljön, både för nuvarande medarbetare och nyanställda. Detta kan t ex innebära fysisk anpassning av en arbetsstation eller säker tillgång till enskilda rum
Gemensam kultur för hur man beter sig. Man bör särskilt ha i åtanke principer för hur man signalerar att man är tillgänglig i en öppen miljö och hur man ska hålla ljudnivån nere
Strategier för sammanhållning, främst inom arbetsgrupperna.
Hemarbetsplatsen i beaktande. Arbetsgivaren har ansvar för ergonomin även när medarbetarna arbetar hemifrån. Medarbetare som återvänder till arbetet efter sjukskrivning kan ha speciella behov, och här måste arbetsgivaren se till att det finns anpassade utrymmen för de som genomgår arbetsanpassning och rehabilitering.
Flexkontoret är en enhet, även om många individer, grupper, kompetenser och verksamheter delar på den. Det gör det systematiska arbetsmiljöarbetet mer komplext och behovet av samordning ökar vilket kräver mer resurser till arbetsmiljöarbetet som krävs för att underhålla införandet av flexkontor.
Samordning är inget som sker av sig självt, samordning måste resurssättas. Man kan likna flexkontoret med en byggarbetsplats där flera aktörer ska samverka. Här kan bygg- och industribranschen komma med goda exempel på hur samordning kan etableras.
Konkreta tips
Se till att frågan om hur det är att arbeta i aktivitetsbaserat i flexkontoret integreras i de befintliga organisatoriska forumen, så som arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, olika chefs och ledningsträffar
Det är en fördel om man har en central styrning av beläggningsgraden och ett systemstöd som ger möjlighet att överblicka den. När det gäller beläggningsgrad är det ett måste att betänka säsongsvariationens krav på lokaler/miljöer (medarbetarsamtal sker t ex vid samma tid varje år). Se även till att dokumentera hur beläggningsgraden beräknas. Då kan man gå tillbaka och se på vilka grunder beslut om beläggningsgrad beräknades och korrigera dem om de stämmer dåligt eller inför olika typer av förändringar. Det här har även betydelse om det skulle uppstå någon form av kris, olycka eller brand i lokalen vilket skulle kräva en utrymning.
Konkreta tips
Inrätta en funktion som har den övergripande kontrollen över antal anställda som jobbar i lokalen och vem som har tillgång till lokalen och beläggningen.
Ett systemstöd för central styrning/kontroll av beläggningsgraden behövs. Det här är även viktigt med avseende på t ex brandskydd och eventuell utrymning.
