Nu går ansvaret för den fysiska miljön in i reguljär verksamhetsstyrning. Underhållsfasen innebär att arbetet är en process som sker över tid så länge den fysiska miljön används. Verksamhetens behov förändras och därför är det nödvändigt att justera utformningen av kontoret med jämna mellanrum.
Konkreta tips
Se till att det finns tillräckligt med resurser för att systematiskt utvärdera och utveckla nyttjandet av lokalerna och det aktivitetsbaserade arbetssättet.
Använd utvärderingsinstrument i form av specifika checklistor, enkäter och intervjumanualer för att fånga upp behov i verksamheten och utvärdera förändringar.
Uppföljning, riskbedömning/konsekvensanalys och åtgärder
Utvärdera kontinuerligt om lokalerna stödjer verksamhetens behov och främjar hälsa. Följ upp och säkerställ kontinuerligt att det finns arbetsmiljöer för enskilt arbete, kreativa samarbeten och olika former av möten som stödjer verksamhetens och medarbetarnas behov. Ta hjälp av företagshälsovården om organisationen saknar kompetens och tid.
Konkreta tips
Utvärdera samspelet mellan husets utformning, användning, möblering och zonering. Se kontinuerligt över beläggningsgraden. Undersök om och när det är för mycket press på lokalerna och under vilka tidpunkter detta sker på dagen, veckan, månaden, året.
För att kunna utveckla arbetsmiljön är det viktigt att undersöka, utreda och bedöma de arbetsmiljörisker som finns, för att sedan kunna skapa en handlingsplan, åtgärda och följa upp dem. Skapa en systematik för att följa upp olika delar av arbetsmiljön, t.ex. kognitiv ergonomi, fysisk ergonomi, individuella anpassning, sekretess, städning och underhåll.
