UNDERHÅLLA | Arbetssätt

Mål

Vi har en tendens att betrakta arbetsmiljöfrågor som projekt med en tydlig start och stopp. Inget kan vara mera felaktigt, arbetsmiljöfrågor är precis som verksamhetsfrågor, en process. När implementeringen av flexkontor och aktivitetsbaserat arbetssätt är genomförd börjar det riktiga jobbet.  Allt som sker i verksamheten får arbetsmiljökonsekvenser eftersom arbetsmiljön uppstår när man utför sitt jobb. Det är svårt att integrera verksamhet och arbetsmiljö eftersom det blir så mycket information att hålla i huvudet. Då ska man underlätta det för sig själv genom att skriva ner så mycket som möjligt och revidera skrivningarna allt eftersom verkligheten förändras. Skrivna mål som tagits i samverkan lämnar mindre utrymme för personlig tolkning (vilket man annars gör) och minskar därför konfliktrisk.

Konkreta tips

1. Följ upp målen med verksamheten och stäm av löpande så att det inte uppstår målkonflikter. Det görs lämpligast genom att aktivt jobba med verksamhetsplaneringar och -uppföljningar som integreras med arbetsmiljöplanerna.
2. Se till att jobba med verksamhetsplanering och -uppföljning samt arbetsmiljöplaner på samtliga organisatoriska nivåer. Det innebär att övergripande mål bryts ner till konkreta och uppföljningsbara mål på operativ nivå.

Lästips

Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer

Regler

När flexkontoret är sjösatt går det in i reguljär verksamhet där man ofta har olika avdelningar/enheter i samma miljö. Här måste man ta hänsyn på ett annat sätt än om man "äger sin korridor". Beteenden styrs av normer och normer kan vara både formella och informella. Informella normer lämnar mycket tolkningsutrymme till individen och därmed ökar konfliktrisken och även risk för kränkande särbehandling.

Konkreta tips

1. Systematisera uppföljningen av beteendereglerna och korrigera dem om nödvändigt.
2. Se till att beteenderegler är anpassade efter olika verksamheters behov samt att de är formella och nedskrivna.
3. Analysera även hur den som innehar funktionen som följer upp hur regler efterlevs/delar ut feedback på beteenden upplever sin roll.
4. Här kan det behövas stöd så att det står klart för alla att funktionen har både mandat och resurser att följa och korrigera beteenden som stör.

Lästips

Interaktionsdesign

Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer

MYNAK

Psykologi för ledare
Andersson, L.A. (2019) OBM-boken. Psykologi för ledare. Stockholm: Sanoma Utbildning.

Chefer

I och med att flexkontoret går in i reguljär verksamhet måste chefer hitta former för ledarskap i den fysiskt gränslösa miljön. Chefens balansbräda, att både värna produktivitet och en god arbetsmiljö, blir extra utmanande i flexkontoret med sin gränslösa fysiska miljö. Chefers uppdrag karaktäriseras av att se helheten, vilket är både komplext och tidskrävande. Organisationen måste stötta cheferna och skapa former för att chefer från olika verksamheter och nivåer ska kunna kommunicera, stötta och samverka med varandra. Det mest betydelsefulla stödet får cheferna från sin egen chef eller uppdragsgivare. Ge första linjes chefer verktyg för att leda sina medarbetare på ett konkret sätt, t.ex. att utbilda chefer i Objective Behavior Management.

Konkreta tips

1. Organisationen måste kontinuerligt tänka på att chefen också behöver stöd och kompetensutveckling i det nya ledarskapet. Gör därför systematiska inventeringar av utbildningsbehovet och hur chefen upplever stöd i sin vardag, det finns fina små enkäter som lätt kan översättas till digitala versioner
2. Träna chefer i att vända sig "uppåt" för att resonera om utmaningar i chefsuppdraget, samt skapa organisatoriska forum och en tillåtande kultur för just den dialogen.
3. Träna chefer i att leda beteenden. Det är skillnad på management (det som högsta ledning ska ägna sig åt) och ledarskap (som är något för första linjes chef)
4. Skapa och ge tid för nätverkande! Att ingå i ett nätverk med chefer från andra arbetsplatser upplever många chefer som en tillgång.

Lästips

Chefens arbetsmiljöguide

Chefens balansbräda

Chefens egen arbetsmiljö

Psykologi för ledare
Andersson, L.A. (2019) OBM-boken. Psykologi för ledare. Stockholm: Sanoma Utbildning.

Bra stöd till chefer ger bra stöd från chefer

Teknik och IT

En kontinuerlig utveckling av IT är A och O i ett flexkontor. En viktig aspekt är papperslösheten då medarbetare inte kan frakta runt papper/handlingar mellan olika arbetsplatser i kontoret. En annan aspekt är att både hård- och mjukvara hela tiden uppfyller de krav som verksamheten ställer. Här behöver chefer jobba med IT-klivet, man måste som arbetsgivare ta ansvar för sin egen verksamhet i den här förändringen. Tillsätt en funktion som kan stötta chefer och medarbetare i digitaliseringsfrågan. Verksamheten lever i en föränderlig värld och därför måste IT:n också vara föränderlig. Det är också viktigt att medarbetarna förstår vikten av att förkovra sig i t ex nya system för att kunna följa med i utvecklingen. Bistå därför kontinuerligt med handfasta och konkreta utbildningar.

Konkreta tips

1. Utveckla verksamheten så att arbetsuppgifterna i princip är papperslösa
2. För att klara ett papperslöst kontor måste IT vara väl utvecklat och IT-avdelningen vara effektiv och kompetent, så följ upp och uppdatera kompetensförsörjningsplanen när det gäller IT och teknik
3. Utvärdera teknikbehovet kontinuerligt, integrera den processen i organisationens systematiska arbetsmiljöarbete. Ett förslag är att skapa ett team som kan jobba med processkartläggningar där teamet består av flera kompetenser.
4. Det är också viktigt att medarbetarna förstår vikten av att förkovra sig i t ex nya system för att kunna följa med i utvecklingen. Bistå därför kontinuerligt med handfasta och konkreta utbildningar.
5. Se till att inloggningssystemen är enhetliga och användarvänliga och att de fungerar överallt i lokalerna samt ger möjlighet till uppkoppling även hemifrån
6. Uppdatera och fastställ dokumenthanterings- och arkiveringsprinciper så att medarbetarna vet procedurer kring både digitala och analoga handlingar så som så som inkommande post, vad som ska scannas in, var dokument ska lagras och arkiveras, vem som har access till vad, dokumenthantering etc.
7. Gör digitala skyddsronder, det finns flera praktiska verktyg, se nedan

Lästips

Interaktionsdesign

Digi-ronden

Digitala skyddsronder på frammarsch

Offentlighets- och sekretesslagen

Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS

Sammanhållning inom och mellan arbetsgrupperna

Att ha goda sociala relationer är helt nödvändigt för oss människor. Konflikter, kränkningar och samarbetsproblem tar mycket energi och kan leda till ohälsa. Skapa former för regelbundna träffar inom arbetsgrupperna. Var uppmärksam på hur och vad som kommuniceras i arbetsgrupperna.

Konkreta tips

1. Skapa former för regelbundna träffar inom arbetsgrupperna.
2. Utbilda chefer i vikten av goda sociala relationer på jobbet, hur man som chef kan odla goda relationer och hur man kan hantera samarbetsproblem och konflikter

Lästips

Sociala relationer i arbetslivet.
Härenstam, A. & Bejerot, E. (red.) (2010) Sociala relationer i arbetslivet. Malmö: Gleerups

Konflikthantering i arbetslivet: förstå, hantera, förebygg.
Jordan, T. (2020) Konflikthantering i arbetslivet: förstå, hantera, förebygg. Malmö: Gleerups

Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer

MYNAK

Arbetsmiljö och ohälsa. Frågor och fakta

Nya sätt att organisera arbete - betydelsen för arbetsmiljö och hälsa

Organisatorisk och social arbetsmiljö – föreskrift

Information, kommunikation och dokumentation

Allt som rör flexkontorets verksamhet och det arbete som bedrivs i miljön ska fortsättningsvis kommuniceras och informeras om på ett systematiskt sätt och integreras i de reguljära verksamhetsprocesserna.

Konkreta tips

1. Fortsätt att sprid information i olika kanaler om saker som berör arbetssätt i den delade miljön
2. Håll dialogen om kontorets möjligheter och begränsningar levande. Här är APT och medarbetarsamtal givna forum, men även funktionsbrevlådor har ett stort värde när det gäller mer akuta problem som felanmälningar
3. Dokumentera det som berör och beslutas om de gemensamma lokalerna och arbetssättet på ett lättåtkomligt ställe.  Här är intranät eller i något liknande system möjliga ytor.

Uppföljning, riskbedömning/konsekvensanalys och åtgärder

Riskbedömningarna och konsekvensanalyserna ska nu beröra den reguljära verksamheten och inlemmas i verksamhetens kontinuerliga arbetsmiljöarbete. Kom ihåg att flera verksamheter med olika behov nu kan komma att dela på samma fysiska miljö. Anpassa därför SAM efter respektive verksamhets samspel med den fysiska miljön. Det här måste kopplas ihop med den grupp som har uppgiften och mandatet att besluta över saker som berör det delade kontoret, se rubriken ”Roller, ansvar och mandat”

Konkreta tips

1. Systematisera risk- och konsekvensanalyserna, koppla dem till det forum som har mandat att bestämma över den delade miljön.

Lästips

Systematiskt arbetsmiljöarbete, föreskrift