Det är här som grunden läggs för hur väl projektet att övergå till ett flexkontor och det aktivitetsbaserade arbetssättet avgörs. Den fysiska miljöns utformning är bara en pusselbit i hur man lyckas med flytt till flexkontor. Hur anställda upplever nya kontorslokaler beror förutom fysiska faktorer till stor del på om man haft en god förankring och implementeringsprocess. Det är minst lika viktigt, och ibland viktigare, hur flytten planeras och förankras.
Se till att skapa roller för vem som ska göra vad i planeringen av flexkontoret, så som vem som är processledare, vem som har rätt att fatta beslut och hur beslut ska fattas. Att själv veta vad man har att rätta sig efter och att veta till vilka man ska vända sig i olika frågor bidrar till kontroll över tillvaron för individen. Detta i sin tur gynnar arbetet i allmänhet, och i en så komplex organisationsförändring som en övergång till ett flexkontor är, vinner man mycket på att ha tydliga roller med tydligt ansvar och mandat att genomföra sina uppgifter.
Konkreta tips
Tillsätt en styrgrupp på rätt nivå i hierarkin med representanter från alla delprojekt (så som IT, dokumenthantering, byggnadskonstruktion, HR, arbetsmiljö etc.).
Styrgruppen ska ha ett formellt beslutande mandat att genomföra projektet på ett övergripande plan. Här måste man betänka att om projektgruppen befinner på samma hierarkiska nivå som den verksamhet som den ska besluta över finns en klar konfliktrisk.
Sätt upp tydliga roller och ansvarsområden för lokalerna, tydliggör vem som "äger förändringen" och har mandat att ta beslut gällande lokalernas utformning, både under förändringsprocessen och efter förändringen.
Bestäm på förhand vad medarbetare kan samverka om och vad som inte kan förhandlas och var tydlig med det.
Skapa en kommunikations- och informationsplan runt projektet. Se till att information från projektgruppen samtidigt går ut till både chefer och medarbetare, inte bara genom linjen. Det finns en risk att linjechefer blir överbelastade i ett stort förändringsarbete och därmed inte hinner kommunicera allt. Om man i organisationen upplever att saker och ting inte kommuniceras öppet finns en risk för negativ ryktesspridning så som att ledningen går bakom ryggen på medarbetarna
Kommunikation betyder att minst två parter har ett informationsutbyte tillsammans, en dialog. Här ska medarbetarna höras och åsikter/känslomässiga reaktioner ska bekräftas eller stävjas. Lyckas man inte här riskerar man att medarbetarna tappar motivationen. Var beredda på att medarbetarna ändå inte upplever att de får tillräckligt med information, det kan vara en reaktion på upplevd osäkerhet.
I informationsplanen ska man också inkludera hur processen ska dokumenteras, bilda gärna en projektgrupp för dokumenthantering. En gedigen dokumentation är nödvändig om man vill göra en så kallad processutvärdering, dvs analysera framgångsfaktorer och hinder när det gäller implementeringen av flexkontoret.
Konkreta tips
Var så transparant som det bara går, och informera gärna "för mycket". Det är bättre att systematiskt skicka ut information även om man inte har så mycket nytt att meddela.
Se till att samtliga anställda vet var i förändringsprocessen man är. Då kan man undvika negativ ryktesspridning.
Ansvariga ska se till att noggrant dokumentera underlag (så som beslut, risk- och konsekvensanalyser, samverkansprotokoll, informationsdokument, eventuella undersökningar och resultat) och beslut samt information till medarbetare under förändringsprocessen.
Dokumenten får gärna ligga samlade t.ex. på en webbsida.
Det är förödande lätt att flytta in i ett flexkontor för det behövs inget tjänsterum. Arbetstagaren tar bara med sig sin väska med en bärbar dator. Ett flexkontor med för hög beläggningsgrad kommer dock att bli för trångt och därmed innebära sämre produktivitet och arbetsmiljö. Finns det för få ändamålsenliga arbetsplatser i förhållande till antalet anställda kommer personalen använda mycket tid åt att leta efter en arbetsplats, konkurrens om arbetsplatser kommer att uppstå och därmed kan irritation mellan medarbetare uppkomma.
Konkreta tips
Inrätta en funktion/person som har övergripande kontroll och ansvar över uppföljning av lokalens nyttjande och hur lokalen samspelar med de arbetsuppgifter som ska utföras.
Ett systemstöd för central styrning/kontroll av beläggningsgraden behövs. Dessutom behövs en överblick över vem som befinner sig i lokalen. Det här är även viktigt med avseende på t ex brandskydd och eventuell utrymning.
Man måste försäkra sig om att organisationen har de resurser som krävs för att ro iland förändringen. Detta det gäller både personellt, kompetensmässigt och ekonomiskt. Se till att skaffa gedigen kunskap om vad som passar just er verksamhet! Ta hjälp av konsulter om organisationen upptäcker att man saknar vissa nyckelkompetenser, men se till att organisationen fortsätter att äga processen. Det är lätt hänt att konsulter blir "gisslan" genom att man skjuter över ett ansvar på konsulten som egentligen ska ligga inom organisationen. Här gäller även det omvända, att man skyller på konsulten om något inte blev som man tänkt sig. Se också upp för säljande konsulter. Återigen är den egna kunskapen om verksamheten och vad den behöver viktigast. Sådan kunskap leder till beställarkompetens vilket bidrar till att man slipper stå där med en lösning som inte passar i slutänden.
Konkreta tips
Definiera eventuella konsulters roll och ansvar.
Starta inte andra resurskrävande projekt som inte behövs för övergången till flexkontor.
Ta gärna hjälp av företagshälsovården eller andra konsulter i de frågor som organisationen saknar egen kompetens.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) är arbetsgivarens ansvar och det ska ske i samverkan med arbetstagarna. SAM föreskriver att risker och möjliga negativa verksamhetskonsekvenser av en övergång till flexkontor ska undersökas, ev åtgärdas och följas upp.
Om motivet för att övergå till flexkontor är att minska kostnader kan negativa konsekvenser uppstå så som motivationsförluster och målkonflikter vilket i sin tur kan innebära minskad produktivitet och att man inte följer överenskomna regler. Genomför därför en noggrann risk- och konsekvensanalys av hur övergången till aktivitetsbaserat arbetssätt förhåller sig till 1) produktivitet, 2) verksamhetens kvalité samt 3) arbetsmiljö och hälsa. Analysen fördjupas inom olika verksamheter som berörs av förändringen, ta t.ex. hänsyn till att de som jobbar med ekonomi kommer att påverkas på ett annat sätt än de som jobbar med myndighetsutövning. Planera redan nu hur förändringen ska följas upp och utvärderas.
Anlita företagshälsovården tidigt i processen för att få deras perspektiv i riskbedömningen. De kan som regel också bidra med specialkompetens inom såväl fysisk (ergonomi; ljud, ljus och belastning) samt psykosocial och organisatorisk arbetsmiljö (t.ex. utbildningsinsatser, stöd till chefer eller medarbetare).
Konkreta tips
Eftersom SAM är ett ledningssystem för arbetsmiljö och hälsa, ska det hanteras på högsta organisatoriska nivå.
Inrätta ett forum så som en samverkansgrupp, med samtliga berörda parter där produktivitet, verksamhetens kvalité samt arbetsmiljö och hälsa är huvudfrågor.
Bestäm följande:
Vem har till uppgift att bevaka arbetsmiljön (både den fysiska, psykosociala och organisatoriska), övergripande och på enhets-/avdelningsnivå?
Hur delegeras arbetsmiljöansvaret och hur ser mandaten ut i relation till det?
Ta hjälp av företagshälsovården i upprättandet av SAM för flexkontoret. Fundera även på om och hur företagshälsovården ska ha en representant i projektledningen.
