PLANERA | Fysisk miljö

Riskbedömning och konsekvensanalys

Genomför under planeringsfasen en eller flera noggranna risk- och konsekvensanalys av utformningen av den fysiska miljön i relation till verksamhetens kvalité, produktivitet, arbetsmiljö och hälsa.

Konkreta tips

1. Risk- och konsekvensanalysen kan fördjupas inom olika områden av förändringen.
2. Bedöm hur olika kompetenser ska involveras för att ge tillräckligt djup i analysen tidigt i processen.
3. Risk- och konsekvensanalysen genomförs i samverkan med facken och lämpligen bör företagshälsovården delta.
4. Planera hur förändringen ska följas upp och utvärderas.

Lästips

Systematiskt arbetsmiljöarbete, föreskrift

Vägledning systematiskt arbetsmiljöarbete

Beläggningsgrad

Kartlägg beläggningsgraden för att kunna dimensionera lokalerna efter verksamhetens behov. Det är viktigt att det finns tillräckligt med ytor för enskilt och koncentrerat arbete, rutinarbete, grupparbeten och olika typer av möten. Beläggningsgraden kartläggs genom observationer i lokalerna. Genom att räkna och dokumentera hur många medarbetare som finns på plats på kontoret kan man räkna ut hur stor andel av arbetsplatserna som aktivt används vid ett antal givna tillfällen.

Vissa organisationer har säsongsvariationer genom t.ex. olika typer av arbetsuppgifter under året, praktikanter/trainees eller konsulter. Detta kan ge varierande beläggningsgrad under året. Kom ihåg att ta hänsyn till och ta höjd för eventuella årstidsvariationer i er kartläggning. Beläggningsgraden är även kopplad till behov av individuell anpassning. Arbetsgivaren har ansvar för att erbjuda en god och anpassad arbetsmiljö.

Konkreta tips

1. Dokumentera hur beläggningsgraden är beräknad. Beskriv och kommunicera hur beläggningsanalysen är genomförd och hur den kommer att påverka utformningen av kontoret.
2. I en organisation har man som regel en spridning av vilken typ av arbetsuppgifter som genomförs och när på året de genomförs. Medarbetare kan ha säsongsstyrda arbetsuppgifter, perioder med utvecklingssamtal kan t.ex. öka behovet av mötesrum under perioder. Bedöm om beläggningsanalysen behöver genomföras vid olika tidpunkter på året för att ge en korrekt bild.
3. För att kunna ta hänsyn till individuella anpassningsbehov i utformningen av lokalerna behöver man kartlägga och analysera anpassningsbehoven inom organisationen.

Byggnadens anpassning för verksamheten

Lokalerna ska utformas för att stödja arbetsuppgifter och sociala kontakter på arbetsplatsen. Grunden till planeringen av lokalerna är som regel en uppgiftsanalys och beräkningar av beläggningsgraden i det nuvarande kontoret. Detta efterföljs sedan med metoder som fördjupar och specificerar förståelsen av vilka behov som finns i olika delar av organisationen. Genom dessa metoder kan medarbetarna bidra med sina perspektiv på vilka behov som finns i verksamheten.

Konkreta tips

För att flexkontoret ska utnyttjas på bästa sätt och bidra till effektivitet och produktivitet ska:

1. möbleringen skicka tydliga signaler om vilken typ av aktiviteter och beteende som passar på respektive plats,
2. miljöer för samarbete inte ligga i direkt anslutning till miljöer för koncentrerat arbete,
3. arbetsmiljön erbjuda tillräckligt många typer av arbetsmiljöer och ytor för att tillgodose medarbetarnas olika behov när det behövs (t. ex. så att medarbetare som behöver arbeta ostört verkligen har möjlighet till det),
4. Välj möbler och färger som gör det möjligt att flytta om och justera utifrån behov.
5. Var kritisk i processen - balansera funktion, kvalitet och design.
6. Besluta om hela kontoret ska vara aktivitetsbaserat eller om vissa delar av verksamheten inte gynnas av detta arbetssätt.

Kartläggning och delaktighet
För en lyckad förändringsprocess är delaktigheten i uppgiftsanalysen mycket viktig. Uppgiftsanalysen ger en bild över hur arbetet genomförs och vad det kräver av den rumsliga utformningen. Olika förutsättningar påverkar planeringen av lokalerna:

1. Planeras ett nybygge, flyttar verksamheten till ett annat kontorshus eller modifieras existerande lokaler till flexkontor?
2. Har verksamheten specifika krav på byggnaden, t.ex. säkerhet, ljudisolering, plats för specialutrustning, sekretess?
3. Hur väl uppfyller det nya kontorshuset de specifika kraven i dess nuvarande utformning?
4. Ska möblerna bytas ut eller ska nuvarande möbler användas i det nya kontoret?
5. Vilken typ av stödytor behövs och hur kan möbleringen stödja olika arbetssätt och aktiviteter?

Konkreta tips

1. Planera hur analyserna dokumenteras så att information är lätt tillgänglig och eventuella konsulter kan ta del av den.
2. Skisser och ritningsförslag från arkitekt bör diskuteras, förfinas och förankras med hjälp av olika metoder. Exempel på metoder som kan användas är dagböcker, gåturer, workshops, gruppdiskussioner.
3. Förankring, kartläggning och arbete med delaktighet tar tid - det är viktigt att processen inte går för fort. 

Lästips

Boverket, byggregler

ACTA - tillämpad kognitiv uppgiftsanalys

Arbetsplatsens utformning, föreskrifter

Boverket, brandskydd

 

Arkivering och förvaring

Målet är att arbeta papperslöst i flexkontor. Vissa delar av verksamheten kan ha behov av att arkivera fysiska dokument. Avdelningar och medarbetare kan ha behov av förvaring av specialutrustning, arbetskläder etc. Planera hur detta ska inventeras och hanteras. Se över er dokumenthanteringsplan, och uppdatera den, vid behov, till ett digitalt arbetssätt. 

Konkreta tips

1. För att kartlägga hur mycket arkiv verksamheten behöver, behöver olika avdelningar och medarbetare skatta sina arkiveringsbehov.
2. Parallellt med dokumenthanteringsplanen bör regler för gallring uppdateras.
3. Påbörja i god tid innan flytten arbetet med att rensa bort dokument som inte måste sparas i pappersform.
4. Skapa elektroniska hjälpmedel, digitalisera. 

Teknik och IT

Flexkontor förutsätter att arbetet är väsentligen papperslöst. Digitaliserade processer är avgörande för hur det kommer att fungera när man byter kontorsmiljö. Kartlägg hur väl IT och teknikstöd fungerar idag. Besluta vilken digital målsättning organisationen har för framtiden. Kartlägg om hela verksamheten är redo att övergå till detta, eller om vissa moment fortfarande kommer att vara beroende av papper. Kartlägg vilken "nivå" de olika enheterna/avdelningarna befinner sig i gällande arbetsprocesser och digitalisering. Sätt in resurser och handfast process-stöd där man ligger "efter" i arbetet med en ökad digitalisering. Chefen behöver vara aktiv i digitaliseringsprocessen, men kan behöva aktivt stöd. Gör en handlingsplan utifrån kartläggningen för vad som behöver åtgärdas för att utveckla digitaliseringen så att den stödjer ett aktivitetsbaserat arbetssätt. 

Konkreta tips

För att ett papperslöst kontor ska fungera måste/bör det finnas:

1. god täckning och stöd för både telefoni och internetuppkoppling.
2. god tillgång till data- och eluttag.
3. stora eller dubbla bildskärmar på de flesta arbetsstationerna för att kompensera för mindre användning av pappersdokument. 
4. en plan för hur man ska hantera inkommande fysisk post.
5. utrustning och teknik för att hantera specialiserade arbetsuppgifter, såsom kartor och ritningar.
6. Teknikstöd och tydliga och implementerade rutiner och processer för inskanning, access, dokumenthantering, arkivering etc.

Lästips

Digital arbetsmiljö

Utmaningar i den digitala arbetsmiljön

Oklarheter kring den digitala arbetsmiljön

Inför rätt IT - Agila utvecklingsprocesser och IT-arbetsmiljö

Ventilation

Ta reda på hur ventilationssystemet fungerar och klarar en varierande beläggningsgrad (under dagen, veckan, året?). Kan nuvarande ventilationssystem användas, eller måste det uppdateras?

Konkreta tips

1. Anpassa ventilationen till verksamheten. 
2. Glöm inte temperaturen. Vid temperatur över + 22 ökar klagomål på dålig luft. 

Lästips

Inomhusmiljö och ventilation 

Kognitiv ergonomi: Ljud, ljus och rörelse 

Störningar av ljud och rörelse är en viktig och utmanande arbetsmiljöaspekt i kontorsmiljöer. Kartlägg vilka aktiviteter i verksamheten som kan generera buller och andra typer av störningar, t.ex. telefontider, passager i kontoret där det blir "mycket spring", möten med många deltagare, ljud från fikarum, utrustning som låter, eller en reception med besökande. Ta stöd från specialister rörande ljud, t.ex. företagshälsovården eller akustiker. Gå igenom synergonomin i olika delar av kontoret med stöd av företagshälsovården, så att både allmänbelysning och individuella belysningsbehov kan tillgodoses. I flexkontoret hamnar många en bit från fönstret, vilket kan behöva kompenseras med belysning.

Konkreta tips

1. Prioritera en god ljudmiljö. I en lokal där många vistas samtidigt blir det lätt en hög ljudmiljö. Använd t.ex. bullerdämpande material och erbjud tysta zoner.
2. Säkerställ att mötesrum och enskilda arbetsrum har tillräckligt god ljudisolering.
3. Kontrollera om det är problem med bländning från fönster.
4. Undvik vita skrivbord och blanka ytor som orsakar bländning.
5. Vi har olika behov av belysning, tänk på att ha individuell justerbar belysning där det är möjligt. 
6. Tänk på användarvänligheten - det ska vara tydligt och enkelt att veta vart och hur man tänder, släcker och justerar belysningen.

Rörelse och rumslighet
För att flexkontoret ska utnyttjas på bästa sätt och bidra till effektivitet och produktivitet måste/bör:

1. möbleringen skicka tydliga signaler om vilken typ av aktiviteter och beteende som passar på respektive plats,
2. miljöer för samarbete ligga tydligt åtskilda från miljöer för koncentrerat arbete,
3. varje arbetsplats kännas trygg då många tycker att det är obehagligt med rörelse bakom ryggen, och många störs av rörelse inom synfältet.
4. arbetsmiljön erbjuda tillräckligt många typer av arbetsmiljöer och tillräckligt stora ytor för att tillgodose medarbetarnas olika behov.

Konkreta tips

1. Genomför t.ex. gåturer i kontorsbyggnaden för att fånga riskmiljöer för ljus, ljud och rörelse.
2. I planeringsfasen kan workshops genomföras där arkitektens skisser diskuteras kan man fånga riskmiljöer för både ljus, ljud och rörelse.

Lästips

Vilka krav kan man ställa på kontorsbelysning?

Digital arbetsmiljö

Arbetsplatsens utformning, föreskrifter

Interaktionsdesign

Buller, föreskrift

Ergonomi, rörelse och variation

Datorergonomi: När man delar arbetsplatser är det av största vikt att stolar, bord, skärmar och belysning är enkla att justera. Kartlägg vilka individuella behov som finns gällande t.ex. stolar eller datormus. Personalen behöver löpande utbildas och informeras om hur man ställer in sin datorarbetsplats så att den blir ergonomiskt korrekt. I samband med att man övergår till papperslöst arbete, ökar behovet av skärmyta. De flesta arbetsstationer behöver därför utrustas med dubbla skärmar alternativ en extra stor skärm. Det är också bra att utforma kontoret så att rörelse och variation blir en naturlig del i arbetet. 

Konkreta tips

1. Ta fram en plan över hur medarbetarna utbildas i ergonomi, både i samband med flytt och vid nyanställningar.
2. Planera utformning och kommunikation av instruktioner för hur man ställer in sin arbetsstation på ett ergonomiskt korrekt sätt.
3. Korta eller långa personer kan behöva stolar med lägre eller högre gaskolv, för att sitta bra.
4. Vissa medarbetare har special-lösningar för datormusen. Bestäm hur individuella lösningar, t.ex. Roller Mouse, ska hanteras.
5. Skapa möjlighet att kunna variera mellan att sitta och stå, t.ex. genom både sitt- och ståbord i fikarummen.
6. Om nybygge planeras, placera trappor centralt och utforma dem så att de är inbjudande, ljusa och lätta att gå i.
7. Om placeringen av trappan inte går att påverka, försök göra dem trevliga och väl belysta.
8. Överväg om ni vill erbjuda olika alternativ till vanliga stolar, t.ex. pilatesbollar, pilatespallar, ståmattor, balansbrädor, kontorscyklar eller gåband och ta fram ett "system"/regelverk för hur utrustningen ska förvaras och nyttjas. 

Lästips

Arbete vid bildskärm, föreskrift

Belastningsergonomi, föreskrift

Belasta rätt vid bildskärm och i den digitala arbetsmiljön

Individuell anpassning

I alla organisationer finns medarbetare med funktionsnedsättningar av olika slag. Inventera hur behovet av individuell anpassning ser ut, identifiera t. ex. hur många som har stressrelaterad problematik, fysiska funktionshinder, tinnitus eller värk.

Konkreta tips

1. Tänk igenom och planera för hur man kan anpassa miljön i flexkontoret utan att det blir stigmatiserande.
2. Diskutera och ta fram ett arbetssätt för hur anpassningar för enskilda medarbetare hanteras när behov finns.
3. Utforma principer för vilka möjligheter och mandat avdelningschefer har att genomföra individuella anpassningar för sina medarbetare. 

Lästips

Arbetsanpassning och rehabilitering, föreskrift

Städning och underhåll

Beakta "städvänligheten" i lokalerna. Utforma lokalen så lokalvården blir så smidig och effektiv som möjlig. Bestäm uppdelning och rollfördelning kring lokalvården, vad som ska utföras av lokalvården och vad medarbetarna själva ska ansvara för.  

Konkreta tips

1. Välj möbler som gör det möjligt att flytta om och justera utifrån behov.
2. Var kritisk i processen och balansera funktion, kvalitet och design mot varandra.
3. Tänk på att ha så få lösa sladdar och så lätta möbler som möjligt.
4. Testa olika material i praktiken (spill kaffe och sylt och se om det försvinner vid rengöring). Det är viktigt att göra en avvägning mellan lättstädade ytor och ljudabsorberande material.
5. För att analysera "städvänligheten" kan gåtursmetoden användas, gärna med representanter från lokalvården. Genom att gå runt i lokalerna med "städ-glasögon" på sig, kan problem identifieras och lösningar diskuteras. 

Lästips

Checklista - städning

Allt om städning - organisera mera

Städvänlighetskollen

Sekretess

Analysera verksamhetens behov för sekretess inom verksamheten, mot kunder och besökande. Utforma planlösning och planera möbleringen så att behoven för sekretess uppfylls.  Om man arbetar med känsliga samtal där överhörning är olämpligt är det extra viktigt att det finns tillgång till enskilda telefonrum som kan användas med kort varsel. Överväg om verksamhet som arbetar med sekretessbelagda uppgifter ska placeras i en separat del.

Konkreta tips

1. Fundera på hur arbetsplatser och skärmar ska placeras för att minska "insyn".
2. Placera ut telefonrum finnas där man kan prata fritt i telefon utan att varken den som ringer eller svarar blir störd och där man kan ställa upp en dator för att arbeta under samtalets gång.  

Lästips

Offentlighets- och sekretesslag

Sekretess

Offentlighetsprincipen och sekretess - information om lagstiftning

Konsulter och externa resurser

Vanligtvis nyttjas experter i förändringsarbetet, t.ex. förändringskonsulter, arkitekter, företagshälsovård, akustiker, inredare, färgkonsulter etc. Kartlägg vilka konsulter som behöver anlitas och fundera på i vilka faser de olika konsulterna ska vara involverade. Som regel genomförs processen för kartläggning och planering i samarbete med konsulter. Diskutera och besluta hur konsulter kan och ska anlitas i samband med planering och utformning, men även i ett senare skede i samband med utvärdering och uppföljning. De kan var med hela vägen från början till slut eller bara i vissa skeden. Inventera också vilken kapacitet och kompetens det finns internt inom organisationen.

Konkreta tips

1. Lägg upp en plan för hur samarbetet med konsulterna ska ske.
2. För att effektivisera processen, bestäm vilka i projektgruppen som ska ha kontakt med vilka konsulter
3. Bestäm i vilken grad konsulterna ska ha direktkontakt med varandra
4. Lägg upp en plan för hur personal och ledning ska informeras om konsulternas arbete i de olika faserna.