PLANERA | Arbetssätt

Mål

Det finns inget "perfekt" kontor som passar alla verksamheter över tid, varje typ av kontor har för- och nackdelar. Det gäller att göra en analys av villkoren för måluppfyllelse, och undvika att blanda verksamheter som har mål som går stick i stäv med varandra. Ett exempel är om ett mål är "nära kontakt mellan avnämaren och verksamheten" och ett annat mål är "hög sekretess och konfidentiellt handläggande" så är inte ett flexkontor utan tillgång till enskilda rum för sekretessbelagda samtal att föredra.

Konkreta tips

1. Identifiera och definiera målen med det nya arbetssättet och stäm av dem med organisationens/verksamhetens mål.
2. För att optimera kontoret, se till att det inte uppstår någon målkonflikt mellan de verksamheter som ska samsas om kontorsyta.
3. Se till att detta arbete görs tillsammans med arbetstagarna som utför arbetet, de kan verksamhetens behov bäst.

Lästips

Forma kontoret, guide över olika kontorstyper

Aktivitetsbaserat kontor - Institutet för stressmedicin, ISM

Produktivitet 

En organisation/företag bör bedriva sin verksamhet så att den är produktiv. Eftersom övergången till ett flexkontor innebär ett förändrat arbetssätt så måste man även analysera förutsättningarna för produktivitet. Vill det sig illa har man en kontorsmiljö som förhindrar vissa moment i verksamheten och därmed produktiviteten.

Konkreta tips

1. Analysera tillsammans med konsulter vad i den fysiska miljön som gör det nuvarande kontoret produktivt, effektivt och trivsamt och ta, om möjligt, med de goda delarna till flexkontoret.
2. Tänk också på att olika miljöer behövs för olika arbetsuppgifter för att nå produktivitet och att de måste finnas tillgängliga när individen behöver dem. Det kan alltså behövas en stor kontorsyta för att förutsättningarna för produktivitet ska vara uppfyllda för hela verksamheten.

Lästips

Arbetsmiljö och produktivitet

Psykosocial arbetsmiljö, hälsa och produktivitet

Riskbedömning och konsekvensanalys

En framgångsfaktor är genomförandet av en noggrann risk- och konsekvensanalys med avseende på den fysiska, psykosociala och organisatoriska arbetsmiljön och hälsa. Risk- och konsekvensanalysen ska vara ett levande dokument som revideras allt efter det att processen fortskrider, där man löser vissa problem och nya uppstår. Då får man en systematik i arbetet och minskar risken för att viktiga aspekter i övergången till en ny miljö faller i glömska.

Konkreta tips

1. Ställ frågor om risker med det nya arbetssättet, exempelvis om hur arbetsgrupperna fortsättningsvis kan finna naturliga samarbetsformer, hur chefen kommer att vara tillgänglig, hur man hanterar akut stressande situationer som eventuellt kan uppstå och hur man kommunicerar tydligt men tyst.
2. Använd gärna olika metoder så som enkäter, work shops och gruppdiskussioner för att förstå hur arbetet faktiskt genomförs och vilket arbete som passar i ett flexkontor.
3. Kom ihåg att ett flexkontor passar för arbeten där man rör sig mycket, går på många möten, samarbetar via personliga möten och inte har så många uppgifter som kräver långvarig koncentration.

Lästips

Organisatorisk och social arbetsmiljö, föreskrift

Vägledning organisatorisk och social arbetsmiljö

Regler och normer

Alla grupper skapar på ett eller annat sätt alltid regler för hur man ska samarbeta och nå sina mål. Reglerna kan vara formella och nedskriva eller informella och förmedlas via gruppmedlemmarnas beteenden. Regler kan sägas vara formella eller informella normer. En definition av normer är "regler för eller ömsesidiga förväntningar om hur medlemmarna i en grupp bör uppträda mot varandra och vad de bör anse i en viss situation". Ett exempel på en informell norm är att man ställer sig sist i kön i snabbköpet, exempel på en formell norm är fikalistan i personalrummet.  Normer kan alltså vara väldigt bra (här hjälps vi åt) eller dysfunktionella (här passar inte svaga individer in). Eftersom grupper alltid bildar normer så är det bättre att man i arbetsgrupper har formella, nedskrivna normer än informella. Informella normer är öppna för tolkning. I det senare fallet får individen använda en massa psykisk energi till att i varje stund fundera ut om den gjort "rätt". Ett exempel på detta i ett flexkontor är frånvaro av regeln hur länge man får lämna sin kontorsplats utan att packa ihop. Har man en skriven regel är det enklare för alla.

Konkreta tips

1. Sätt upp regler för arbetssättet på flexkontoret. Arbetssättet ska vara anpassat efter olika verksamheters behov men också efter kontorets utformning.
2. Tänk på att reglerna måste "ägas" av någon, dvs någon måste ha funktionen att säga till medarbetare som bryter mot överenskomna regler.
3. Utvärdera regelverket med jämna mellanrum för att se om det är anpassat till hur verksamheten har utvecklat sig.

Lästips

Aktivitetsbaserat kontor - Institutet för stressmedicin, ISM

Chefer

Arbetsgrupper som tidigare har suttit nära varandra känner sig lätt splittrade när de hamnar i aktivitetsbaserad flexkontor med krav på rotation. Kom ihåg att chefer också har en arbetsmiljö, och att när man övergår till flexkontor förändras även chefsuppdraget. I samband med organisationsförändringar uppstår alltid grupprocesser som kan skapa från oro till positiva förväntningar inför det som komma skall. Här måste organisationen se till att även chefer får stöd. Ett exempel på stöd är en processgrupp, HR-funktion eller företagshälsovård som kan stödja cheferna i arbets- och grupprocesser. Det är särskilt viktigt att betona vikten av att skapa möjligheter att mötas inom arbetsgrupperna och arbeta tillsammans.

Konkreta tips

1. Ta fram särskilda utbildningsinsatser för chefer om hur det är att leda arbetet i flexkontor.
2. Prata om management by walking around
3. Skapa möjligheter för chefer att ha regelbundna möten med sina anställda för att hantera de gruppdynamiker som oundvikligen uppstår i samband med en organisationsförändring.
4. Skapa möjligheter för chefer att mötas och prata om sina erfarenheter av att leda i flexkontor.

Lästips

Chefens arbetsmiljöguide

Chefens egen arbetsmiljö

Diskursiva arbetsmiljörisker

Jacobsen, D.I. (2013) Organisationsförändring och förändringsledarskap. Lund: Studentlitteratur

Utbildning

Utbilda chefer och medarbetare redan i planeringsstadiet om vad det innebär att jobba i ett flexkontor. Då reducerar man osäkerheten kopplad till det nya arbetssättet och miljön.

Konkreta tips

1. Utbilda cheferna och medarbetarna i vad det innebär för arbetssättet när man roterar mellan olika platser, använder olika miljöer för olika arbetsuppgifter, och hur kontakten med chefen och andra (både inom och utanför den egna arbetsgruppen) kan påverka individens sätt att arbeta.
2. Om möjligt, sätt gärna upp en försöksmiljö, där chefer och medarbetare kan prova på att arbeta med olika arbetsuppgifter. Då ser chefer och anställda vad det innebär och kan samla på sig konkreta förslag till hur miljön kan förbättras för att bättre lyckas med den egna organisationens/företagets måluppfyllelse och arbetsmiljö.
3. Utbildningen bör vara konkret och obligatorisk och beröra olika aspekter av det nya arbetssättet, t ex hur man arbetar med sammanhållning inom gruppen, hur människor kommunicerar och hur man hanterar sekretess. Ta stöd av företagshälsovården

Lästips

Forma kontoret, Prevent

Förankring

Att förankra en förändring om ett nytt arbetssätt hos de anställda tar tid, det ligger i sakens natur. Ta detta med i beräkningen redan från början och se till att avsätta ordentligt med tid för förändringsarbetet. Se till att förändringen är väl förankrad på alla nivåer.

Konkreta tips

1. Bilda en särskild samrådsgrupp med samtliga arbetstagarorganisationer samt skyddsombuden. Då har man skapat den formella kanalen för samverkan och delaktighet.
2. Schemalägg möten med samverkansgruppen över en längre tid för att få systematik i arbetssättet
3. Skapa uppföljningsbara protokoll/minnesanteckningar så att man försäkrar sig om att inte tappa frågor på vägen.

Lästips

Aktivitetsbaserat kontor - Institutet för stressmedicin, ISM

Information och kommunikation

Det är viktigt att alla medarbetare är informerade och medvetna om vad det nya arbetssättet betyder både för dem själva, för arbetet och för organisationen. Alla medarbetare kommer inte att tycka om förändringen, men alla måste vara informerade och ha möjlighet att kommunicera tankar, idéer och oro angående det nya arbetssättet. Tänk på att information och kommunikation inte är samma sak, information flödar åt ett håll, kommunikationen åt två. Medarbetare första linjens chefer måste få lufta sina åsikter och de ska lyftas upp i organisationen.

Konkreta tips

1. Inför obligatoriska informationsträffar för samtliga, både chefer och medarbetare. Ta gärna närvaro.
2. På informationsträffarna, se till att det ges utrymme för kommunikation. Både medarbetare och chefer på alla nivåer måste få möjlighet att kommunicera sina farhågor, förväntningar, kritik, idéer och förändringstips. Om man inte får lyfta farhågor och kritik så finns en stor risk att man inte känner sig delaktig. 

Lästips

Aktivitetsbaserat kontor - Institutet för stressmedicin, ISM

Sammanhållning inom och mellan arbetsgrupperna

Sociala relationer är livsviktiga för människan. Vi lever och existerar i samverkan med andra, där isolering och att inte tillhöra ett sammanhang är kopplat till stora risker för ohälsa. Om vi börjar uppleva att vi endast är en kugge i ett maskineri, att vi kan bytas ut mot vem som helst när som helst tappar vi vårt sociala sammanhang. Statens beredning för medicinsk och social utvärdering (SBU) konstaterar i en rapport att om individen upplever socialt stöd i från sin omgivning minskar risken för ryggproblem, utmattning, depression och hjärtproblem. Individen sover dessutom bättre och har högre arbetstillfredsställelse till följd av hen känner social samhörighet. Här är en väl fungerande arbetsgrupp en viktig resurs för den arbetsrelaterade hälsan.

Konkreta tips

1. Ta fram riktlinjer och verktyg för hur chefer ska skapa/behålla samhörighet inom den egna arbetsgruppen för att inte tappa effektivitet och produktivitet.
2. Skapa t ex olika typer av möten och se till att arbetsgrupper som behöver varandra i sina dagliga rutiner inte behöver splittras alltför mycket i kontorsmiljön.

Lästips

Diskursiva arbetsmiljörisker

Sociala relationer i arbetslivet
Härenstam, A. & Bejerot, E. (red.) (2010) Sociala relationer i arbetslivet. Malmö: Gleerups

Arbetsmiljö och ohälsa. Frågor och fakta. 

Nya sätt att organisera arbete - betydelsen för arbetsmiljö och hälsa

Organisatorisk och social arbetsmiljö – föreskrift

Arbeta hemifrån

Arbete hemifrån bör vara en naturlig del i flexkontor, eftersom idén är att man ska välja arbetsplats efter den uppgift man gör. Ett konkret exempel är om en medarbetare har ett möte kl. 10 och behöver förbereda ett underlag för mötet är det tämligen funktionellt att sitta hemma och läsa/skriva i lugn och ro.

Konkreta tips

1. Ta fram en policy för hemarbete som gäller för hela arbetsplatsen, både för medarbetare och chefer.
2. Tänk på att arbetsgivaren även har arbetsmiljöansvar vid arbete hemifrån!

Lästips

Systematiskt arbetsmiljöarbete, föreskrift

Sekretess

Analysera behovet av sekretess och vad det betyder för det nya arbetssättet. Var vaksam på olika sekretessnivåer och upprätta arbetsrutiner för hur sekretess ska hanteras.

Konkreta tips

1. Vad gäller sekretess måste man ta t.ex. telefonsamtal i beaktande. Om man har anställda som sitter mycket i telefon med samtal som karaktäriseras av sekretess så måste det finnas tillräckligt många tysta telefonrum.
2. Telefonrummen ska vara isolerade så att ingen obehörig kan följa samtalet på andra sidan väggen.

Lästips

Offentlighets- och sekretesslagen

Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS

Teknik och IT

Eftersom flexkontoret ska vara papperslöst, är det nödvändigt med en väl utvecklad teknik som alla behärskar. Interaktionen mellan människa - teknik är därför extra viktig att tänka. När vi utformar tekniska system måste vi ta med människans förmågor och begränsningar i designprocessen. Missar vi det riskerar vi både produktivitetsförluster, minskad arbetsmotivation och ohälsa. 

Konkreta tips

1. Se till att informera om vilka tekniska lösningar som kan användas för att nå varandra och lär ut hur de fungerar.
2. Tänk på att ha smidiga system för scanning och digitala underskrifter
3. Kom ihåg att papperslösa kontor kräver dubbla skärmar då en skärm ersätter pappret. Se därför till att alla arbetsplatser har dubbla skärmar eller motsvarande lösning.

Lästips

Arbetsmiljö och produktivitet

Interaktionsdesign

Arkivering och förvaring

Var noga med att följa lagrummen om arkivering. Om verksamheten t ex karaktäriseras av myndighetsutövning inom socialtjänst och omsorg måste dokumentation och arkivering följa föreskrivna krav, och därmed måste även arbetssättet passa för det föreskrifterna kräver.

Konkreta tips

1. Fundera på vad verksamheten har för olika behov av arkivering och förvaring i förhållande till gällande lagar och regler.

Lästips

Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS

Offentlighetsprincipen och sekretess