GENOMFÖRA | Arbetssätt

Mål

Följ regelbundet upp målen med verksamheten under implementeringen och stäm av så att det inte uppstår målkonflikter mellan arbetsuppgifter och möjligheterna att utföra arbetet. Forskning visar att t.ex. arbetsuppgifter som kräver koncentration eller arbetstagare som inte regelbundet går ofta på möten inte riktigt passar i flexkontoret om det inte finns möjlighet till att sitta enskilt långa perioder. Det är inte ett misslyckande att flytta ut personalgrupper ur flexkontoret som egentligen inte passar där, det är snarare ett bevis på att man förstår kärnverksamhetens behov och är mån om sin personal och verksamhetens kvalité.

Konkreta tips

1. Upprätta en punkt på projektgrupps- och samverkansmöten som berör målen med verksamheten och vad det kräver det av våra medarbetare och våra lokaler.
2. Om man upptäcker att flexkontoret inte är optimalt för måluppfyllelse, flytta ut verksamheten till bättre anpassade miljöer eller bygg stödytor i flexkontoret som stödjer verksamheten

Lästips

Forma kontoret, guide över olika kontorstyper

Aktivitetsbaserat kontor - Institutet för stressmedicin, ISM

Regler

Om regler ska ha någon effekt på beteendet, dvs att chefer och medarbetare ska göra det som organisationen har satt som mål, kräver det att det finns en funktion som följer upp hur reglerna efterlevs. Forskning visar att det som har mest effekt för att styra beteende är positiv feedback, att berömma och uppskatta önskat beteende. Mindre effektivt, men ibland nödvändigt, är att ge korrigerande feedback på icke-funktionellt beteende.

Värt att veta är att det är lättare att bygga om miljön än att förändra människors beteenden. Mao, det kräver mindre energi från organisationen att flytta en soffa som inbjuder till samvaro och prat när man fikar än att ha regler som säger att man ska vara tyst i soffan för att man stör arbetsplatser som ligger i anslutning till soffan. 

För att det ska vara lätt att ge både positiv och negativ feedback måste delegationsordningen och rollfördelningen om vem som har mandat att göra det vara tydlig. Risken är annars att man som chef inte törs gå in och berömma/korrigera och därmed etableras andra informella normer och regler än de som står nedskrivna på papper.

Konkreta tips

1. Följ upp och utvärdera de beteenderegler som är uppsatta och korrigera dem om nödvändigt. Se till att beteendereglerna är anpassade efter olika verksamheters behov.
2. Analysera hur den funktion som följer upp hur regler efterlevs/delar ut feedback på beteenden, upplever sin roll. Här kan det behövas stöd så att det står klart för alla att funktionen har både mandat och resurser att följa och korrigera beteenden som stör samt att ge beröm och positiv feedback på önskat beteende

Lästips

Interaktionsdesign

Psykologi för ledare
Andersson, L.A. (2019) OBM-boken. Psykologi för ledare. Stockholm: Sanoma Utbildning.

Information och kommunikation

I och med att man börjar jobba aktivitetsbaserat kommer man att se både problem och möjligheter i arbetssättet och vad det kräver av de informations- och kommunikationsprocesser och system man har. Utveckla därför informations- och kommunikationsprocessen under resans gång.

Konkreta tips

1. Inrätta en stående punkt i projekt-och samverkansgrupp som rör information och kommunikation så att man inte tappar frågan.
2. Vid behov, förändra. Kommer det signaler på att chefer blir överbelastade av just informations- och kommunikationsfrågor, se till att de får stöd eller ändra organiseringen av informations- och kommunikationsstrategin.
3. Dokumentera det som sker inom området information och kommunikation för att kunna utvärdera om de förändringar man gör blir som man har tänkt sig. 

Lästips

Den lärande organisationen 2.0
Granberg, O. och Ohlsson J. (2018) Den lärande organisationen 2.0. Lund: Studentlitteratur.

Teknik och IT

För att ett aktivitetsbaserat flexkontor ska fungera till fullo måste arbetssättet vara digitaliserat. Om det saknas tekniska hjälpmedel och programlösningar för att eliminera tidstjuvar som att leta platser, hitta kollegor eller lediga mötesrum måste detta prioriteras. Likaså måste både hårdvara och mjukvara vara funktionell och uppdaterad. Det digitaliserade, papperslösa kontoret kräver också två datorskärmar per arbetsplats så att man ska kunna jobba med flera dokument öppna samtidigt utan att behöva växla fönster, för det distraherar och tar tid.

Konkreta tips

1. IT-avdelningen har en nyckelfunktion i aktivitetsbaserade flexkontor. Se till att IT-avdelningen har hög och rätt kompetens och att de som arbetar där upplever att de är viktiga för verksamheten.
2. Lägg resurser på utvecklingen av IT och IT-kompetens inför framtida utmaningar. 
3. Gör digitala skyddsronder, ett funktionellt verktyg för att utveckla verksamheten

Lästips

Interaktionsdesign

Digi-ronden

Förankring

Förankring är något som uppstår i kommunikation och dialog mellan parter. Under implementeringsfasen bör man fortsätta diskutera arbetssätt i olika fora så som lokala samverkansgrupper, arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Detta är mycket viktigt när det blir skarpt läge för det är nu medarbetarna ser vad som fungerar och inte för den egna verksamheten i flexkontoret. Det är även viktigt att medarbetare och mellanchefer vågar och kan förmedla vad som fungerar mindre bra uppåt i organisationen så att åtgärder kan vidtas och inga onödiga produktivitetstapp sker. Se till att man har en organisation för att vidareförmedla åsikter och erfarenheter både horisontellt och vertikalt i organisationen.

Konkreta tips

1. Inrätta en stående punkt på olika lokala forum om hur man tycker att arbetet med att gå över till flexkontor fungerar.
2. Se till att ha en väl fungerande organisation för dialog och kommunikation både vertikalt och horisontellt i organisationen
3. Den högsta ledningen bör vara tydlig med att man uppskattar dialogen, att både negativa och positiva upplevelser av att jobba i flexkontor är önskvärt och nödvändigt för att förbättra arbetssättet.

Lästips

Aktivitetsbaserat kontor - Institutet för stressmedicin, ISM

Chefer

Att vara chef innebär olika typer av utmaningar och avvägningar, där man måste se till att arbetsuppgifterna blir gjorda samtidigt som ens medarbetare mår bra. Man kan dock inte göra allt på en gång. Därför kan man behöva ta ett steg tillbaka för att få perspektiv på uppdraget och vad som behöver prioriteras och det gäller både uppgifter och det sociala klimatet. När man går över till att jobba aktivitetsbaserat måste chefer stötta medarbetare i förändringsprocessen och chefer behöver själva stöd i att orientera sig i det nya arbetssättet.

Konkreta tips

1. Riskbedöm, åtgärda och följ upp chefernas arbetsmiljö
2. Skapa forum för chefer där de kan dela upplevelser och lära av varandra. Det ger dels socialt stöd men också ett organisatoriskt lärande.

Lästips

Chefens balansbräda

Checklista för chefens arbetsmiljö

Checklista kan förbättra chefers arbetsmiljö

Chefens arbetsmiljö

Chefoskopet

Utbildning

Fortsätt att fortbilda medarbetarna i vad det innebär att jobba i ett flexkontor och hur man gör. Det kan vara svårt att ta till sig utbildning och information innan det är övergången till flexkontor. Det är först nu när man arbetar i flexkontoret som man förstår vad konceptet innebär och kan tillgodogöra sig vad man tidigare har lärt sig.

Konkreta tips

1. Gör kontinuerliga inventeringar och uppföljningar av utbildningsbehovet, gärna på central nivå så att projektledningen får en bild av vad som behövs
2. Många delar av utbildningen bör vara obligatorisk. Om det blir upp till varje chef/medarbetare att välja så är det lätt att man som enskild medarbetare prioriterar bort till förmån för att lösa de arbetsuppgifter man anser vara brännande
3. Ta stöd av företagshälsovården

Lästips

Den lärande organisationen 2.0
Granberg, O. och Ohlsson J. (2018) Den lärande organisationen 2.0. Lund: Studentlitteratur

Kompetensutveckling

Lyckas med kontorsförändringen

Uppföljning, riskbedömning/konsekvensanalys och åtgärder

Det är lätt att glömma bort vad man beslutade om och hur man tänkte sig att man skulle arbeta i flexkontoret. Sen vet man inte riktigt i förväg vad det faktiskt innebär att arbeta aktivitetsbaserat innan man är där.

Konkreta tips

1. Följ därför upp den risk- och konsekvensanalys man gjorde i planeringsstadiet och utvärdera även korrigerande åtgärder.
2. Fungerar det inte inom vissa områden, gör ett omtag och uppdatera risk- och konsekvensanalysen.

Lästips

Systematiskt arbetsmiljöarbete, föreskrift

Sammanhållning inom och mellan arbetsgrupperna

I implementeringsfasen kommer man att upptäcka möjligheter och svårigheter för sammanhållningen inom och mellan arbetsgrupper. När man övergår till det aktivitetsbaserade arbetssättet kommer inte lokalerna att hjälpa till att hålla ihop gruppen, man har ingen ”egen” korridor, våningsplan eller fikarum. Här måste man hitta andra sätt för att få ihop arbetsgruppen.

Konkreta tips

1. Se till att lyfta frågor som berör sammanhållning på t.ex. arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal.
2. Skapa former för sammanhållning så som veckovisa planeringsmöten, gemensamma luncher och fika.
3. Inkludera frågor om sammanhållning i risk- och konsekvensanalyser.

Lästips

Sociala relationer i arbetslivet.
Härenstam, A. & Bejerot, E. (red.) (2010) Sociala relationer i arbetslivet. Malmö: Gleerups

Sociala relationer på jobbet

OSA-kollen

OSA-kompassen